Etude de cas : la gestion de réservation en ligne à l’office de tourisme de Combloux avec la solution Welogin

Contexte : La gestion de réservation en ligne à Combloux, le pays du Mont-Blanc

Pour décrypter notre collaboration avec la station de Combloux, il faut comprendre l’environnement de cette destination.

Combloux est un village touristique de montagne et une célèbre station de ski en Haute-Savoie. Situé dans le pays du Mont-Blanc,c’est une commune à forte fréquentation touristique. C’est pourquoi, les activités outdoor à Combloux, n’ont pas de saison. Station de ski l’hiver, la commune redevient un joli petit village de montagne pendant l’été. On y admire à la fois le clocher et son plan d’eau écologique, le premier en France. Un lac biotope qui se situe au centre du village dans un paysage alpin préservé.

La destination est dotée de cette piscine naturelle à l’eau bleu azur exceptionnelle. Il offre un panorama à couper le souffle, unique et authentique, dans un environnement intact, face au Mont-Blanc. Un espace touristique devenu un défi de préservation qui demande une organisation et un aménagement optimum.

Un outil de réservation en ligne et un logiciel de gestion adaptés étaient donc la solution indispensable pour l’Office de Tourisme et la mairie de Combloux.

Le lac biotop, un label « station classée »

Plus que son lac biotope, on découvre à Combloux une station du pays du Mont-Blanc qui offre un panorama à 360° sur la chaîne des massifs environnants. Une vue sur un environnement naturel exceptionnel qui attire tous les jours les amoureux de nature et de sensations fortes. Cette destination avait en outre, besoin d’une solution adaptée pour sa gestion de réservation en ligne et sa gestion des ventes. 

L’idée ? Acquérir une plateforme pratique qui serait aussi un outil de gestion et une boutique en ligne qui permettent la gestion et la mise en valeur de ses prestations et de ses activités en collectivité.

En effet, la limitation du nombre d’entrées journalières au plan d’eau biotope de Combloux est particulière. La vente et réservation de billets d’entrées au biotope ont dû être facilitées via une boutique en ligne. Cependant, dans un souci de préservation de l’environnement, le pilotage de la jauge d’entrée devait aussi permettre de conserver une qualité d’eau optimum. Ainsi, l’Office de tourisme de Combloux et la mairie ont pour tâche de veiller à limiter les entrées à 500 places quotidiennes. Ce contrôle avait pour but de faciliter, à la fois la réservation aux baigneurs et de mutualiser la jauge d’entrée pour la une cogestion optimum de ce plan d’eau.

Dans ce but, l’Office de Tourisme de Combloux a fait le choix de confier la gestion de réservation en ligne à nos solutions pour les professionnels du tourisme Welogin.

Leur choix s’est porté sur notre application de gestion pour plusieurs raisons. Tout d’abord, le besoin d’un vrai logiciel métier caisse, le gain de temps puis la vente d’un même stock depuis plusieurs entités et enfin le besoin d’une solution de vente en ligne dont la prise en main est agréable et rapide.

Objectifs et missions de la collaboration

À Combloux, le lac est un espace détente et de jeux d’eau. C’est un lieu idéal pour une balade ou un pique-nique en famille ou entre amis. Sur place, l’offre de location de parasols permet aux usagers de prévoir leur pique – nique mais aussi de réserver des cours de natation, adaptés dès 3 ans.

Un tel endroit naturel prisé à la fois des locaux et des touristes demande une gestion commune entre les collectivités de la mairie et l’Office du Tourisme. Celles-ci avaient besoin d’un module de gestion permettant la réservation d’entrées et d’activités annexes du plan d’eau biotope.

Après avoir constaté des faiblesses sur leur ancien outil de réservation en ligne et de gestion de caisse, l’Office de Tourisme de Combloux a fait le choix d’opter pour les solutions de gestion Welogin avec pour objectif de :

• Programmer à la fois différents types de produits

• Éditer une billetterie de présence

• Créer des packages de produits vente en ligne et produits boutique.

Analyse et approche Welogin

Le logiciel de gestion de billetterie Welogin pour les acteurs du tourisme en France, répond à ces problématiques de gestion de caisse et de boutique en ligne. C’est une solution de billetterie et de réservation qui facilite aussi la cogestion.

L’approche Welogin :

• Développer la vente des prestations d’activités autour du biotope de Combloux : Canyoning, randonnée, Biathlon, concerts et évènements, mais aussi des cours de Yoga

• Mutualiser les activités de Combloux à la fois sur l’Office de Tourisme et la Mairie de Combloux sur une seule et unique plateforme. Incluant des jauges communes.

• Développer et rendre accessible la vente de produits souvenirs, vêtements, librairie mais aussi facilités de transports…

• Permettre et faciliter ces ventes grâce à une solution de caisse aux normes NF525.

• Optimiser le contrôle des entrées sur place au plan d’eau biotope

Actions menées par Welogin

Welogin est une solution de gestion de réservation en ligne. Les actions menées sont l’apport de l’outil plateforme et d’une boutique en ligne destinée au territoire de Combloux. La Mairie et l’Office de Tourisme ont ainsi pu gérer leur jauge commune. Un outil qui a permis de maintenir un contrôle optimal de la qualité de l’eau du plan d’eau.

En résumer la solution Welogin pour l’Office de Tourisme de Combloux c’est :

• Une solution WELOGIN Original pour l’Office de Tourisme de Combloux permet de faciliter la gestion des activités et la gestion des stocks pour les produits souvenirs.

• Une boutique en ligne mutualisée

• L’installation du connecteur Welink pour la gestion des entrées au lac biotope de Combloux permet de mutualiser la jauge journalière d’entrées entre les réservations et les demandes et achats de billet sur place.

• Un service WELOGIN Evolution pour la mairie de Combloux leur permettant de vendre des entrées au plan d’eau. Celles-ci comprennent des options supplémentaires sur des locations de parasols.

• Une solution de contrôle d’accès pour la mairie de Combloux

• Une formation de deux jours avec les équipes de l’Office de Tourisme et de la Mairie de Combloux pour la prise en main de l’outil du back-office et des fonctionnalités de la solution de caisse.

• Un SAV et une hotline disponible et efficace pour répondre aux demandes des conseillers en séjour de Combloux. Notre SAV répond du lundi au vendredi, toute l’année !

Les points forts de l’outil de réservation en ligne

En premier lieu, Welogin a mis en place des formations pour les conseillers en séjour de Combloux afin qu’ils puissent rapidement s’approprier l’outil Welogin : « [ les formations] ont été très efficaces. J’ai aimé voir tous ces aspects avec les formateurs. On se sert en général beaucoup de Welogin. Dans notre gestion des stocks, mais aussi pour faire la passerelle avec la boutique en ligne quand on programme les produits ».

La gestion de packs était problématique. En caisse, par exemple, la gestion des stocks lors de la vente du package « Chasse aux trésors » en ligne et au comptoir posait problème pour la gestion des achats.

Notre équipe SAV a accompagné notre partenaire dans sa démarche pour répondre à ce problème. Nous avons créé avec les conseillers en séjour de Combloux un package particulier « Chasse au trésor » qui inclut différents produits de la boutique mais aussi les goodies choisis par l’équipe en boutique, puis des balades théâtralisées, de la famille des produits « spectacles ».

Sur le tableau de bord, l’achat devait engendrer un décompte automatique des produits de type goodies inclus au package, sur le stock boutique. Un mélange de produits spectacle, billetterie et boutique. Impossible à mélanger au premier abord pour l’équipe de l’office de tourisme, sur un seul kit et pour une même vente.

Pour remédier à ce problème, l’équipe Welogin a finalement conseillé la mise en place d’un nouveau tarif spécifique à la « Chasse aux trésors ».

Résultats et performances

Le partenariat entre le point de vente de l’Office de Tourisme de Combloux et Welogin a démarré en 2012. Depuis, l’équipe de l’Office de Tourisme a su retirer tous les atouts de cet outil de gestion de réservation en ligne.

L’utilisation de la solution de caisse à Combloux est quotidienne. Tout d’abord, l’application permet la gestion des ventes à la gestion des stocks puis la clôture, en passant par la programmation de nouveaux produits et packages. Les conseillers en séjour ont pu tester et s’approprier le logiciel dans tout le processus de gestion. 

Les résultats apportés ont permis une visibilité sur la billetterie de présence et les statistiques. Ensuite, l’application est aussi personnalisable et permet d’avoir la liste des inscrits pour certaines activités et les contacts des clients qui ont réservé. L’application Welogin a permis une gestion de ces ressources qui a facilité les dernières annulations liées au Covid-19 et est remboursements liés qui ont été réalisés de manière groupée. 

Concernant le lac biotope, le logiciel a permis la gestion des jauges des deux points de vente de la destination. 250 places sur le site internet de l’office de tourisme de Combloux et au comptoir, 250 autres disponibles à la Mairie.

« Une fois les 250 places vendues en ligne à l’office de tourisme, on a pu avoir un stock disponible à la Mairie. Ce qui nous permet d’avoir des places disponibles en dernières minutes ». Peu de locaux ou de personnes âgées réservent en ligne à Combloux. C’est pourquoi en venant sur place ils peuvent tout de même réserver et profiter du plan d’eau. Les règles sanitaires liées à la pandémie du Covid-19 ont aussi fait reculer les réservations en ligne. Avoir un stock disponible au comptoir reste un atout.

De plus concernant la gestion de vente en ligne, la réservation de dernière minute a augmenté : « beaucoup de réservations ont été faites au dernier moment cet été, les gens avaient peur d’être reconfinés, ils n’ont pas forcément prévu de réservation. On a fait du J-1 voire du jour même ».

C’est pourquoi, Welogin est un atout dans le développement de nos partenaires tourisme.

Les avantages de la solution Welogin pour l’Office de tourisme de Combloux

Au quotidien, la solution Welogin s’est avéré être un logiciel pratique et facile de prise en main. Nos formations ont particulièrement plu aux équipes et conseillers en séjour de Combloux. Elles ont pu facilement se sentir autonome sur la plateforme et la prise en main a été efficace. Que ce soit en gestion de stock ou pour l’équipe de vente au comptoir. Enfin, les statistiques comportent de nombreuses informations disponibles.

Finalement, c’est a priori notre SAV qui a fait toute la différence et permis de maintenir une relation durable avec notre partenaire.

• Une équipe à l’écoute, humaine et toujours accueillante pour vous accompagner sur cet outil de réservation en ligne Welogin.

Avez vous aussi un projet de mise en place de billetterie?