Séjours et groupes

Le module séjours et groupes de notre solution de gestion Welogin vous aide à répondre aux demandes de personnalisation et de création d’expériences sur mesure. En relation avec vos partenaires, vous établissez et gérez des offres de séjours intégrant tous les paramètres d’une expérience complète et unique sur votre territoire (hôtels, restaurants, excursions, culture, loisirs, événements, transports, etc..).

Création d’offres sur-mesure avec choix de formules et programmes de séjours variées et personnalisées

Notre module vous permet de  gérer une base clients qualifiée et de créer des produits “séjour” pour construire une offre sur mesure. Vous disposez d’un catalogue de produits séjour permettant de répondre à toute demande spécifique ou nécessitant une personnalisation. Vous imprimez directement vos vouchers/bon d’échanges, rooming list, menus restaurant…. Chaque offre créée vous offre également la possibilité de rattacher un ou plusieurs guides à une animation spécifique.

Construisez vos projets quel que soit le nombre de participants et les changements de dernière minute

Des évolutions dans le nombre de participants au séjour ou des modifications dans le programme ? Notre solution de gestion de groupes et de séjours vous permet de vous adapter aux changements de dernière minute et de proposer si besoin des devis par paliers. Vous pourrez également gérer des facturations complémentaires en cas d’ajout ou de suppression d’une prestation. Une fois le nombre de participants définitivement validé vous allez pouvoir sélectionner le séjour qui correspond parfaitement aux attentes et à la taille du groupe constitué. Vous pourrez ensuite générer de manière automatique l’ensemble des contrats et facturer globalement la prestation, ou choisir de proposer une facturation par participant. 

Disposez d’un catalogue de produits partenaires pour répondre le plus précisément aux attentes de vos groupes

Welogin vous permet de concevoir des offres personnalisées en fonction des tarifs et du niveau de prestation proposé par chaque partenaire. Bien souvent vous allez pouvoir constituer un dossier type qui vous permettra de dupliquer une prestation séjour et en concevoir une nouvelle facilement et rapidement tout en vous adaptant aux demandes spécifiques. L’émission des bons de commande pour chaque fournisseur et des états de reversement de commissions est également intégrée.

Agrégez l’ensemble des pièces d’un projet à un numéro de dossier unique pour faciliter votre travail

Que ce soit pour les séjours individuels ou les séjours groupes, le logiciel de gestion Welogin vous permet de centraliser facilement dans un dossier tous les éléments liés à un séjour. Le suivi des prestations, partenaires et participants pour chaque séjour est largement facilité et vous permet de suivre l‘avancée de chaque dossier en un clin d’oeil. 

De l’acceptation de l’offre au transfert en comptabilité en passant par le suivi statistique

A chaque création d’un nouveau séjour ou d’une prestation pour un groupe, vous allez pouvoir générer des devis ainsi que des proforma avec possibilité de création de brouillons et transformation en facture. Un numéro de dossier unique est généré et vous allez pouvoir dès lors transférer les devis en facturation après acceptation de l’offre et émettre si besoin une facture d’acompte. La gestion des règlements et le transfert en comptabilité sont également intégrés pour vous permettre de disposer d’un outil simple et pratique tout au long de la création de la vente et de l’encaissement de vos séjours. Et ce n’est pas tout : comme pour chaque modules de notre application, le module séjours et groupes embarque une puissante fonctionnalité de suivi statistique qui vous permet une analyse précise de vos ventes et des exportations sur mesure de tout type de données.

Créez et envoyez votre programme de séjour pour les clients et pour le(s) guide(s)

Notre module séjour et groupe vous propose également une fonctionnalité vous permettant de transmettre le détail des activités par ordre chronologique qui vous permet de présenter l‘offre complète choisie et de s’assurer qu’elle correspond parfaitement à ce qui a été envisagé. Vous assurez la mise en forme de votre programme avec ajout d’images, description, commentaires… Pour le guide, le programme permet de fournir une fiche technique associant un déroulé de sa prestation avec l’ensemble des activités, lieux, horaires…

Quelques fonctionnalités intégrées au module séjours et groupes :

  • Création d’offres avec choix de formule et nombre de participants.
  • Gestion des tiers :
    • Clients
    • Fournisseurs
    • Guides
  • Regroupement de l’ensemble des pièces et des informations par dossier :

    • Libellé, Intitulé du programme
    • Date du programme, date de validité de l’offre
    • Conditions de règlement
    • Langue
    • Informations client
    • Le ou les devis ainsi que leur statut
    • Les documents rattachés (devis, facture, programme, bon d’échange…)
    • La liste des participants
    • Les conditions générales rattachées
    • Les règlements effectués
    • Les actions réalisées et à venir
  • Etablissement du devis :

    • Offre groupée ou individuelle
    • Tarification sur base facturée si différente du nombre de participant
    • TVA sur marge ou sur produit
    • Gestion du dossier en HT ou en TTC
    • Insertion de produits simples ou en kit
    • Rapatriement des informations de la fiche produit
    • Modification possible des informations produit avec insertion d’image
    • Possibilité d’options sur les activités
    • Calcul des acomptes selon les CGV
    • Automatisation des actions sur devis acceptés : commandes fournisseurs et demandes guides
  • Etablissement d’un programme de séjour (pour les guides et/ou clients)
  • Impression des bons d’échange, rooming list et menus restaurant
  • Génération automatique des contrats
  • Transfert semi-automatique des devis en facture à l’acceptation de l’offre
  • Transfert partiel ou total en facture des devis
  • Facturation globale ou partielle par participant ou groupe de participants
  • Gestion des règlements, de la base client et intégration comptable
  • Agrégation de l’ensemble des pièces d’un projet à un numéro de dossier

Une solution conçue pour s'adapter aux besoins et contraintes de plusieurs typologies de métiers

Pour les professionnels du tourisme et du e-tourisme

Pour les professionnels des arts vivants et des arts visuels

Pour les professionnels de l’évènementiel sportif et des loisirs

Pour les professionnels du patrimoine

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